Важни административни разпоредби

I. Провеждане на работни срещи и достъп на външни лица

1. При възникване на неотложна необходимост за провеждане на работна среща в района на училището с участие на външни лица, ръководителят на отговорната структура заявява влизането на външни лица на началника на отделение „Административно“ или на неговия заместник. В заявката се указва:

1) кой да бъде допуснат;
2) по каква причина да бъде допуснат;
3) продължителност на престоя;
4) кой осигурява посрещането, срещата и напускането на лицето/ата.

2. Началникът на отделение „Административно“ ми представя за утвърждаване постъпилите заявки. Утвърдените от мен заявки да се включват в седмичния сборен план. Аналогично да се постъпва в случаите на възникнала необходимост в ежедневието. За спешни и неотложни случаи в извън работно време, като влизане на автомобили на Спешна медицинска помощ, Пожарна безопасност и защита на населението и други аналогични автомобили – решение взема дежурният по училище с последващ доклад към мен.

II. Заявяване на мероприятия за включване в седмичен сборен план или месечен план на ВВМУ „Н. Й. Вапцаров“

1. Ежеседмично до 12.00 часа в четвъртък (или деня, предхождащ деня, определен за седмично планиране) ръководителите на структури да заявяват предстоящите мероприятия за следващата седмица с таблица по образец (приложение № 1).

2. Ежемесечно до 12.00 часа във вторник (или 3 дни преди деня, определен за месечно планиране) ръководителите на структури да заявяват предстоящите мероприятия за следващия месец с таблица по образец (приложение № 2).

3. В заявките в графата „Забележки“ да се указва необходимостта от влизане на външни лица на територията на училището (ако има такава).

4. Заявките да се изпращат по електронен път на в отделение „Административно“ на следните адреси: an.vasileva@nvna.eu и mezev@nvna.eu .

III. Осъществяване на писмена кореспонденция във ВВМУ „Н. Й. Вапцаров“

1. Всички лица подават документи към училището чрез официалната поща.

2. Документи, които са за вътрешен отчет, например: попълнени отчети; заявления за издаване на справки; отчети по проекти и т.н., могат да се подават от външни лица, служители на училището (за които временно не е разрешен достъпа в района) и студенти, чрез използване на поставените пощенски кутии в КПП на ВВМУ (I Факултет; II Факултет; Администрация).

3. Документите трябва предварително да са поставени в плик, на който са изписват получателя и подателя, както и телефон за връзка с подателя.

4. Документите се подават и връщат в следната последователност и срокове:
– документи с необходимост от обработка в деня на подаването се оставят в пощенските кутии на КПП до 12.00 часа;
– документи, подадени след 12.00 часа, се обработват на следващия ден;
– връщането или получаването на обработени документи се извършва всеки ден от 16.00 часа до 16.30 часа на КПП от служител на училището.

5. Включването на лични данни, защитени съгласно Регламента за защита на личните данни и Закона за защита на личните данни, е отговорност на подателя.

IV. Подаване на рапорти, заявления, докладни записки и други документи, изискващи завеждането им в регистратурите на ВВМУ „Н. Й. Вапцаров“

Документите се подават лично в съответното деловодство. При невъзможност за влизане в училището се оставят в поставените пощенски кутии на КПП. Документите за служители, преподаватели, курсанти, студенти или други обучаеми, изискващи съгласуване с непосредствения ръководител (напр. заявление за отпуск) се подават в следния ред:

1. Заявителят подава попълнен документ до непосредствения си началник (напр. ръководител на катедра). Подаването по електронен път се счита за съгласие с написаното от страна на заявителя.

2. Непосредственият началник изписва мнението си и дава документа на ръководителя на съответната структура (напр. декан на факултет). Подаването по електронен път се счита за съгласие с написаното от страна на непосредствения началник.

3. Ръководителят на структурата разпечатва документа, подписва становището си и го подава в съответното деловодство.

V. Организиране, провеждане и отчитане на учебния процес (часове и/или изпити) в условия на извънредна епидемична обстановка или на извънредно положение в страната

Организиране, провеждане и отчитане на планираните часове:

1. Обучението на курсантите и студентите се организира и провежда присъствено или електронно базирано във виртуална среда чрез използване на средствата на информационните и комуникационните технологии, съгласно заповед на началника на училището и утвърденото семестриално разписание на занятията.

2. Всеки ден, в който преподавателят има планирани часове (присъствени или за провеждане на електронно базирано обучение във виртуална среда) се брои за работен ден.

3. На курсантите и студентите може да се планират часове и в събота – до 8 часа, и в неделя – до 6 часа.

4. При необходимост от препланиране на часове, това става със санкция на заместник-началника по учебната и научната част.

5. За попълване на месечните индивидуални отчети на учебната заетост от щатните преподаватели или на индивидуалните месечни отчети на аудиторната заетост от хоноруваните преподаватели е необходимо те да се споделят от началника/ръководителя на катедрата с преподавателите от катедрата с редакторски права и права за споделяне в Google Disk на @nvna.eu.

6. След попълване на отчетите от всички преподаватели в катедрата, началникът/ръководителят на катедрата ги споделя с редакторски права и права за споделяне в Google Disk на @nvna.eu с декана на съответния факултет, директора на ДСДК или директора на ПСК.

7. Подписването на индивидуалните месечни отчети става от декана на съответния факултет, директора на ДСДК или директора на ПСК, след което същите се предоставят в отдел „Учебна дейност“ за съгласуване от началника на отдела.

8. Преподавателите, които имат да получават хонорари за съответния месец, попълват декларации за осигурителния доход и ги изпращат по служебен имейл на отдел „Финанси“.

Организиране, провеждане и отчитане на семестриални и държавни изпити:

1. Провеждането на семестриалните и държавните изпити става с оглед на обстановката присъствено при спазване на въведените със заповед на министъра на здравеопазването противоепидемични мерки или онлайн във виртуална среда.

2. Начина на провеждане на изпитите (присъствено или онлайн) се определя със заповед на началника на училището.

3. В случаите, когато изпитите се провеждат онлайн, същите се организират и осъществяват при условия и по ред, определени от Правилника за учебната дейност, Приложение 1 „Правила за организация и онлайн осъществяване на текущ контрол през семестъра, полагане на изпити и видео-конферентна защита на дипломни работи и дисертации във ВВМУ „Н. Й. Вапцаров“.

4. За допускане до онлайн изпит служителите в съответния деканат проверяват правата на всеки студент и след това го вписват в изпитния протокол. За курсантите тази процедура се извършва от специалист от отдел „Учебна дейност“, а за докторантите – от специалист от Научна секция.

5. Изпитните протоколи се издават от съответното звено и се споделят с редакторски права и права за споделяне с изпитващия преподавател посредством Google Disk на @nvna.

6. Времето за провежданите изпити се обявява в разписанието за занятия.

7. След приключване на изпита, преподавателят попълва протокол и го споделя с редакторски права и права за споделяне в Google Disk на @nvna.eu с началника ръководителя на катедра.

8. Началникът/Ръководителят на катедра, след проверка на протокола, го споделя с права за копиране в Google Disk на @nvna.eu със съответното звено, администриращо дадена категория обучаеми.

9. Служителите от звеното разпечатват получените протоколи и съвместно с отдел „Учебна дейност“ нанасят оценките в главните книги, а преподавателят, провел изпита се подписва в главната книга до края на съответната учебна година.

ВАЖНИ разпоредби свързани с епидемиологичната обстановка: